Los datos obligatorios del DeCA son uno de los aspectos que más dudas generan entre cargadores, operadores logísticos y empresas transportistas ante la digitalización del documento de control.

A partir de la implantación obligatoria del Documento Electrónico de Control Administrativo, no bastará con generar cualquier PDF o incorporar un código QR a un documento. El DeCA deberá contener los datos esenciales previstos para el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera.

La Orden FOM/2861/2012 establece el contenido mínimo del documento de control y la Resolución de 5 de junio de 2026 obliga a las aplicaciones DeCA a contemplar, como mínimo, esos datos en sus bases y transformarlos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del transporte.

Pero ¿cuáles son exactamente los datos obligatorios del DeCA? ¿Es necesario indicar el domicilio del transportista? ¿Qué debe ponerse como naturaleza de la mercancía? ¿Y qué ocurre cuando se utiliza un vehículo articulado?

En esta guía analizamos cada uno de los campos esenciales del DeCA para transporte de mercancías y algunos de los errores más habituales que pueden producirse durante su cumplimentación.

¿Dónde se regulan los datos obligatorios del DeCA?

El contenido esencial del documento de control está regulado en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.

Este artículo establece siete grupos de datos esenciales y contempla, además, la posibilidad de incorporar observaciones, reservas u otras indicaciones útiles cuando lo soliciten los sujetos intervinientes.

La digitalización del documento no sustituye estos datos ni crea una lista completamente nueva.

La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que las aplicaciones utilizadas para gestionar el DeCA contemplen, en el transporte público de mercancías, los datos previstos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Posteriormente, deben transformar esa información estructurada en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.

Por tanto, los datos obligatorios del DeCA son, esencialmente, los datos administrativos que ya debía contener el documento de control, ahora integrados en un sistema de generación electrónica.

1. Datos del cargador contractual

El DeCA debe identificar al cargador contractual.

Deben constar los siguientes datos:

• Nombre o denominación social.
• Número de Identificación Fiscal, NIF.
• Domicilio.

La Orden exige expresamente estos tres elementos para el cargador contractual.

Es importante no confundir al cargador contractual con el remitente de la mercancía, el propietario del producto o el lugar donde físicamente se realiza la carga.

El cargador contractual es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío. Puede ser el propio cargador efectivo, pero también una agencia de transporte, un transitario, un operador logístico u otro intermediario que contrate el servicio con la empresa que realiza materialmente el transporte.

Por ejemplo, una empresa fabricante puede contratar el transporte con un operador logístico y este contratar posteriormente a una empresa transportista.

En la relación entre el operador y la empresa que ejecuta materialmente el transporte, el operador logístico puede actuar como cargador contractual.

Por ello, antes de crear el DeCA conviene identificar correctamente quién ha contratado directamente con el transportista efectivo.

2. Datos del transportista efectivo

El segundo dato esencial es la identificación del transportista efectivo.

El DeCA debe incorporar:

• Nombre o denominación social.
• NIF.

A diferencia del cargador contractual, el artículo 6 no incluye el domicilio del transportista efectivo entre los datos esenciales obligatorios del documento de control.

El transportista efectivo es la persona física o jurídica titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.

Por tanto, no siempre será la empresa que ha vendido inicialmente el servicio al cliente.

En operaciones con intermediación pueden existir varias empresas dentro de la cadena contractual. Para el DeCA debe identificarse correctamente a la empresa que efectivamente ejecuta el traslado de la mercancía.

3. Lugar de origen y destino del envío

Entre los datos obligatorios del DeCA deben figurar el lugar de origen y el lugar de destino del envío objeto del transporte.

No se trata simplemente de indicar la provincia o una referencia genérica a la ruta.

El dato debe permitir identificar los lugares asociados al envío documentado.

En la práctica, resulta recomendable estructurar la información mediante campos diferenciados como:

• Dirección.
• Código postal.
• Localidad.
• Provincia.
• País.

Aunque la Orden formula la obligación como lugar de origen y destino, una estructura detallada reduce errores y facilita la identificación de los puntos de carga y entrega.

Por ejemplo, resulta mucho más útil consignar:

Calle Industrial 15, 08160 Montmeló, Barcelona

que limitarse a indicar:

Barcelona

Especialmente cuando una empresa trabaja habitualmente con varios centros logísticos dentro de una misma localidad o provincia.

4. Naturaleza de la mercancía transportada

El DeCA debe indicar la naturaleza de la mercancía transportada.

Este es uno de los campos que, en nuestra opinión, puede generar más errores durante la cumplimentación.

La naturaleza debe identificar qué mercancía se transporta.

Por ejemplo:

• Componentes metálicos.
• Productos cerámicos.
• Mobiliario de oficina.
• Equipos electrónicos.
• Productos alimentarios.
• Material de construcción.
• Piezas de automoción.

El problema aparece cuando se utilizan términos que únicamente describen la forma de presentación o embalaje.

Por ejemplo:

• Paletizada.
• Cajas.
• Bultos.
• Embalada.
• Granel.

Estos términos pueden aportar información complementaria sobre cómo se presenta la carga, pero no siempre permiten identificar por sí solos la naturaleza de la mercancía.

Por ejemplo, indicar únicamente:

Paletizada

no permite saber qué producto está siendo transportado.

Una descripción más adecuada sería:

Componentes metálicos para maquinaria

Y, de forma complementaria, podría indicarse:

Presentación: mercancía paletizada

La Orden exige que conste la naturaleza de la mercancía. La consideración de términos como «paletizada» o «cajas» como descripciones insuficientes por sí solas es una interpretación práctica de esa obligación, no una lista de palabras expresamente prohibidas por la norma.

La regla práctica es sencilla: la descripción debería permitir comprender qué tipo de mercancía está siendo transportada.

5. Peso de la mercancía o utilización de otra magnitud

Además de la naturaleza, el documento debe incorporar el peso de la mercancía transportada.

Sin embargo, la Orden contempla una situación específica.

Cuando, por las circunstancias en las que se produce la carga del vehículo, resulte difícil determinar el peso exacto de la mercancía, debe buscarse otro tipo de magnitud que permita determinar su peso.

Esto es importante porque la norma no se limita a exigir siempre un número exacto expresado en kilogramos con independencia de las circunstancias de la operación.

Ahora bien, tampoco conviene interpretar esta previsión como una autorización general para introducir datos imprecisos.

No recomendaríamos indicar simplemente:

Peso aproximado

o:

Cantidad desconocida

sin analizar las circunstancias concretas del transporte.

La normativa habla de recurrir a otro tipo de magnitud cuando resulte difícil determinar el peso exacto debido a las circunstancias de la carga.

Por tanto, la empresa debe utilizar un criterio que permita cuantificar adecuadamente la mercancía transportada.

6. Autorización especial de circulación, cuando proceda

Otro dato esencial es la identificación de la autorización especial de circulación cuando el vehículo deba circular amparado por una de estas autorizaciones.

Esta obligación no debe confundirse con la autorización ordinaria de transporte de la empresa.

El artículo 6 se refiere específicamente a la autorización especial de circulación expedida por el órgano competente en materia de tráfico, circulación y seguridad vial.

Por tanto, este campo únicamente debe cumplimentarse cuando resulte aplicable.

En un transporte ordinario que no requiera una autorización especial de circulación, no debería inventarse un número o introducirse la autorización administrativa general de transporte de la empresa.

Cuando no resulte aplicable, el documento puede reflejar claramente esta circunstancia mediante una indicación como:

No aplica

7. Fecha de realización del transporte

El DeCA debe incorporar la fecha de realización del transporte del envío.

Este dato debe diferenciarse de la fecha de creación del fichero electrónico.

Por ejemplo, un DeCA puede generarse el día 10 de julio para un transporte previsto el 12 de julio.

En ese supuesto existen dos referencias temporales diferentes:

• Fecha y hora de creación del DeCA.
• Fecha de realización del transporte.

La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que la aplicación registre la fecha y hora de creación del fichero electrónico para acreditar que el DeCA se generó antes del inicio efectivo del servicio.

Por tanto, no deben confundirse ambos datos.

8. Matrícula del vehículo utilizado

Entre los datos obligatorios del DeCA se encuentra la matrícula del vehículo utilizado para realizar el transporte.

Cuando se trate de un vehículo rígido, deberá constar la matrícula correspondiente al vehículo utilizado.

Cuando el transporte se realiza mediante un conjunto articulado, la Orden exige identificar tanto:

• La matrícula del vehículo tractor.
• La matrícula del semirremolque o remolque arrastrado.

Esta diferenciación es expresamente obligatoria en los conjuntos articulados.

Un error que debe evitarse es consignar la misma matrícula en los dos campos simplemente para completar el formulario.

Por ejemplo, no sería correcto introducir:

Vehículo tractor: 1234 ABC

Semirremolque: 1234 ABC

salvo que, por alguna circunstancia jurídica y técnica extraordinaria que habría que comprobar, esos datos reflejasen realmente los vehículos utilizados.

En una operación normal con conjunto articulado deben identificarse las matrículas correspondientes al tractor y al remolque o semirremolque.

Cuando no exista remolque, es preferible que la aplicación permita indicar claramente que este dato no resulta aplicable.

¿Qué ocurre si cambia el vehículo durante el transporte?

La Orden FOM/2861/2012 contempla expresamente esta situación.

Si, una vez iniciada la operación de transporte, se produce un cambio de vehículo, esta circunstancia debe hacerse constar en la documentación de control por la empresa transportista.

En el sistema electrónico DeCA, la modificación debe realizarse mediante uno de los dos mecanismos previstos en la Resolución de junio de 2026.

La primera opción consiste en actualizar el PDF existente, incorporar los nuevos datos y el motivo del cambio y conservar los datos anteriores claramente identificados como no válidos. En ese sistema se mantienen la URL y el código QR.

La segunda opción consiste en generar un nuevo PDF con una nueva URL y un nuevo código QR, conservando el documento original para garantizar la trazabilidad.

En ambos casos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.

Por ejemplo, un cambio de cabeza tractora durante el transporte puede requerir actualizar la matrícula consignada en el DeCA.

Observaciones, reservas y otras indicaciones

El artículo 6 también prevé que, cuando lo soliciten los sujetos intervinientes, puedan incorporarse al documento de control:

• Observaciones.
• Reservas.
• Cualquier otra indicación que consideren útil.

Esta posibilidad está prevista expresamente en el apartado h) del artículo 6.

No forman parte del mismo núcleo de datos esenciales enumerados en los apartados a) a g), pero pueden resultar relevantes para documentar determinadas circunstancias del transporte.

Por ejemplo, podrían incorporarse indicaciones operativas o reservas relacionadas con el envío cuando alguno de los sujetos intervinientes considere necesario dejar constancia de ellas.

La redacción de estas observaciones debería ser clara y directamente relacionada con la operación documentada.

¿Quién responde de la exactitud de cada dato?

La Orden FOM/2861/2012 distribuye actualmente la responsabilidad sobre los datos entre el cargador contractual y el transportista efectivo.

Desde el 29 de marzo de 2026, el cargador contractual responde de la inexactitud o falta de los datos incluidos en los apartados a), b), c) y d) del artículo 6. El transportista efectivo responde de los apartados e), f) y g). Cada uno responde además de los datos que incorpore en relación con las observaciones del apartado h).

Por tanto, el reparto puede resumirse así:

Responsabilidad del cargador contractual

• Datos del cargador contractual.
• Datos del transportista efectivo.
• Origen y destino.
• Naturaleza y peso de la mercancía.

Responsabilidad del transportista efectivo

• Autorización especial de circulación, cuando proceda.
• Fecha del transporte.
• Matrícula del vehículo.
• Matrícula del remolque o semirremolque en conjuntos articulados.

Esta distribución no significa que cada parte deba necesariamente generar un fichero DeCA separado.

Significa que la normativa atribuye a cada sujeto la responsabilidad por la exactitud o ausencia de determinados grupos de datos.

En nuestro artículo sobre quién debe emitir el DeCA analizamos con más detalle las obligaciones del cargador contractual y del transportista efectivo.

¿Puede un DeCA incluir varios envíos?

Sí, pero deben cumplirse determinadas condiciones.

La Resolución de 5 de junio de 2026 permite consignar varios envíos en un mismo DeCA de mercancías cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos ellos.

En ese supuesto, cada envío debe identificar claramente:

• Origen.
• Destino.
• Naturaleza de la mercancía.
• Peso.

Si existen otros datos asociados al envío que sean diferentes, también deben indicarse claramente en cada envío.

Además, el orden en el que los envíos aparecen en el DeCA no implica necesariamente un orden de ejecución.

Por tanto, la agrupación de varios envíos no elimina la obligación de individualizar la información correspondiente a cada uno.

¿Puede utilizarse una carta de porte como DeCA?

La Orden FOM/2861/2012 establece que el documento de control es de libre edición y puede ajustarse al modelo, formato y denominación que resulte más conveniente. También permite que otra documentación acreditativa sirva como documento de control cuando contenga todos los datos del artículo 6.

La Resolución de junio de 2026 desarrolla esta posibilidad para el DeCA.

Pueden utilizarse formatos correspondientes a otros documentos de transporte, como cartas de porte, documentación ADR, el Documento de Identificación para el traslado de residuos o la documentación SANDACH.

Para ello deben incluir todos los datos exigidos por el artículo 6 y deben identificar de forma expresa y diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo.

Además, al utilizarse para cumplir la obligación electrónica DeCA, el fichero y el sistema deberán respetar las características técnicas establecidas en la Resolución.

Por tanto, utilizar el diseño de una carta de porte no permite omitir ninguno de los datos obligatorios del DeCA.

Errores frecuentes al cumplimentar los datos obligatorios del DeCA

A partir de la estructura exigida por la normativa, existen varios errores que conviene evitar.

Confundir al cliente con el cargador contractual

El cliente comercial de una empresa no es necesariamente el cargador contractual.

Debe analizarse quién ha contratado directamente con el transportista efectivo.

Indicar únicamente «paletizada» como naturaleza

La forma de presentación no siempre permite identificar qué mercancía se transporta.

Es preferible describir la mercancía y, de forma complementaria, indicar su presentación.

Utilizar el domicilio del transportista como dato obligatorio

El artículo 6 exige nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo. No incluye su domicilio entre los datos esenciales del apartado b).

Confundir la autorización especial con la autorización de transporte

El apartado e) se refiere a una autorización especial de circulación cuando el vehículo deba circular amparado por ella.

Repetir la matrícula del tractor como matrícula del remolque

En un conjunto articulado deben identificarse separadamente ambos vehículos.

No actualizar el DeCA después de un cambio de vehículo

La Orden exige reflejar esta circunstancia en la documentación de control.

Generar el documento después de iniciar el transporte

La aplicación debe transformar los datos en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio y registrar la fecha y hora de creación.

La calidad de los datos será tan importante como generar el PDF

La implantación del DeCA puede llevar a pensar que el principal cambio consiste en generar un PDF con un código QR.

Pero la digitalización no elimina la obligación de cumplimentar correctamente el documento de control.

Un fichero técnicamente válido puede contener información incorrecta o insuficiente si los datos introducidos no identifican adecuadamente a las partes, el envío, la mercancía o el vehículo.

Por eso, la correcta gestión de los datos obligatorios del DeCA debe comenzar antes de pulsar el botón de emisión.

Las empresas deberían revisar sus datos maestros, identificar correctamente a cargadores contractuales y transportistas efectivos y estructurar la información habitual de vehículos, remolques y mercancías.

La finalidad no es únicamente generar un documento electrónico.

La finalidad es que el DeCA refleje correctamente la operación de transporte que documenta.

Gestiona los datos obligatorios del DeCA con Plataforma DeCA

Plataforma DeCA estructura la información necesaria para generar el Documento Electrónico de Control Administrativo del transporte de mercancías.

La plataforma permite guardar y reutilizar datos habituales de empresas, vehículos, remolques, remitentes, destinatarios y mercancías para facilitar la creación de nuevos documentos.

Cada envío puede individualizar su origen, destino, naturaleza y peso, y el sistema permite generar el DeCA en formato PDF digital con código QR.

Consulta nuestra guía sobre el DeCA para transporte de mercancías y empieza a preparar tu empresa antes de la implantación obligatoria del documento de control digital.

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Acceso gratuito hasta el 2 de octubre de 2026.