¿Quién debe emitir el DeCA? Responsabilidades del cargador y el transportista
La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo está generando una pregunta recurrente entre las empresas de transporte y los operadores logísticos: ¿quién debe emitir el DeCA, el cargador o el transportista?
La duda es comprensible. En una operación de transporte de mercancías pueden intervenir el propietario de la carga, un operador logístico, una agencia de transporte, uno o varios transportistas y, finalmente, la empresa que realiza materialmente el traslado de la mercancía.
Entonces, ¿a quién corresponde preparar el Documento DeCA?
La respuesta es que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo están obligados a formalizar el documento de control.
La Orden FOM/2861/2012 identifica expresamente a estas dos figuras como sujetos obligados a documentar los envíos. Además, su artículo 7 distribuye entre ambas la responsabilidad sobre la exactitud de los diferentes datos incorporados al documento.
Sin embargo, esto no significa necesariamente que cada empresa tenga que generar de forma independiente dos DeCA distintos para el mismo transporte.
Veamos cómo funciona realmente.
¿Quién está obligado a formalizar el Documento DeCA?
El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 establece que están obligados a formalizar el documento de control:
- el transportista efectivo;
- el cargador contractual.
La normativa no atribuye, por tanto, toda la obligación exclusivamente al transportista ni exclusivamente al cargador. Ambas figuras participan en la obligación documental del envío. Por ello, para responder correctamente a quién debe emitir el DeCA, primero es necesario identificar qué empresa actúa como cargador contractual y cuál realiza el transporte como transportista efectivo.
Este punto es especialmente importante porque en la práctica es habitual escuchar afirmaciones como:
«El DeCA lo tiene que hacer siempre el transportista».
o:
«El cargador es el único responsable del documento».
Ninguna de estas dos afirmaciones refleja correctamente el régimen establecido en la Orden FOM/2861/2012.
Para entender la distribución de responsabilidades es necesario identificar primero quién es el cargador contractual y quién es el transportista efectivo.
¿Qué es el cargador contractual?
El cargador contractual es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío.
La norma aclara que esta figura puede ser el propio cargador efectivo, pero también otro transportista, una cooperativa o sociedad de comercialización, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquier otra entidad que contrate habitualmente transportes o intermedie en su contratación.
Pensemos en un ejemplo.
Una empresa industrial necesita enviar mercancía desde Valencia hasta Barcelona y contrata el transporte directamente con Transportes Mediterráneo SL, que realiza materialmente el servicio con uno de sus vehículos.
En este caso:
Empresa industrial = cargador contractual
Transportes Mediterráneo SL = transportista efectivo
Pero la operación puede ser más compleja.
La empresa industrial puede contratar el transporte con una agencia u operador logístico y este, a su vez, contratar a una empresa transportista para realizar físicamente el traslado.
En ese supuesto:
Operador logístico = cargador contractual frente al transportista efectivo
Empresa transportista que realiza materialmente el servicio = transportista efectivo
Por tanto, para identificar correctamente al cargador contractual debemos preguntarnos:
¿Quién ha contratado directamente con la empresa que realiza materialmente este transporte?
Esa relación contractual es determinante para identificar correctamente al cargador contractual y comprender quién debe emitir el DeCA en cada operación de transporte.
¿Qué es el transportista efectivo?
El transportista efectivo es la persona física o jurídica titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.
Es decir, la empresa que efectivamente ejecuta el traslado de la mercancía.
No debemos confundirla necesariamente con la empresa que ha vendido el servicio de transporte al cliente.
Por ejemplo:
FABRICANTE
↓
contrata a
↓
OPERADOR LOGÍSTICO
↓
contrata a
↓
EMPRESA TRANSPORTISTA
↓
realiza materialmente el transporteEn la relación entre el operador logístico y la empresa transportista:
Operador logístico → cargador contractual
Empresa transportista → transportista efectivo
Esta distinción es fundamental en el DeCA porque ambas figuras deben estar identificadas expresamente y de forma diferenciada. La Resolución de 5 de junio de 2026 insiste específicamente en esa diferenciación incluso cuando se utilizan formatos de otros documentos de transporte, como cartas de porte, documentación ADR, documentos de identificación de residuos o documentación SANDACH.
¿Quién debe emitir el DeCA: el cargador contractual o el transportista efectivo?
Aquí conviene diferenciar entre la obligación jurídica de formalizar el documento y la acción técnica de generar el fichero electrónico. La respuesta a quién debe emitir el DeCA no puede reducirse únicamente a determinar qué empresa utiliza el programa informático para generar el PDF.
Desde el punto de vista jurídico, el cargador contractual y el transportista efectivo son sujetos obligados a formalizar el documento de control. Ambos responden de que el correspondiente documento exista.
Sin embargo, desde el punto de vista técnico, el fichero DeCA puede ser generado por uno de ellos.
La Resolución de 5 de junio de 2026 contempla expresamente que el cargador contractual y el transportista efectivo puedan utilizar repositorios independientes y señala que, si los ficheros electrónicos han sido generados por uno de ellos, será suficiente con que el otro pueda descargarlos durante el periodo mínimo de conservación de un año.
Por tanto, en mi interpretación de estas disposiciones, no es necesario que cargador y transportista generen dos DeCA electrónicos diferentes para documentar el mismo envío.
Puede existir un único Documento DeCA generado, por ejemplo, por el cargador contractual y puesto a disposición del transportista efectivo.
También puede ocurrir lo contrario: que sea el transportista efectivo quien gestione la creación del DeCA y permita al cargador acceder y descargar el documento.
Lo importante es que:
el documento haya sido formalizado;
incorpore correctamente todos los datos esenciales;
cargador contractual y transportista efectivo estén claramente identificados;
cada parte pueda cumplir sus obligaciones de conservación;
y el conductor reciba el DeCA antes del inicio efectivo del transporte.
Las obligaciones de generación previa, almacenamiento y conservación derivan de la Orden y de las características técnicas establecidas por la Resolución de junio de 2026.
¿De qué datos es responsable el cargador contractual?
La normativa no se limita a decir que ambas partes son responsables del documento.
También distribuye la responsabilidad sobre la información incorporada al DeCA.
Desde el 29 de marzo de 2026, tras la modificación del artículo 7 de la Orden FOM/2861/2012 por la Orden TRM/282/2026, el cargador contractual responde de la inexactitud o falta de los datos de los apartados a), b), c) y d) del artículo 6.
Es decir:
Identificación del cargador contractual
Nombre o denominación social, NIF y domicilio.
Identificación del transportista efectivo
Nombre o denominación social y NIF.
Origen y destino del envío
El lugar de origen y el lugar de destino de la mercancía objeto del transporte.
Naturaleza y peso de la mercancía
La identificación de la naturaleza de la mercancía y su peso o, cuando las circunstancias de la carga dificulten determinar el peso exacto, otra magnitud que permita determinarlo.
Además, el cargador contractual responde de aquellos datos que incorpore en concepto de observaciones, reservas u otras indicaciones conforme al artículo 6.h.
Podemos resumirlo así:
El cargador contractual responde principalmente de los datos relativos a las partes y al envío.
¿De qué datos es responsable el transportista efectivo?
El transportista efectivo responde de la inexactitud o falta de los datos incluidos en los apartados e), f) y g) del artículo 6.
Estos son:
Autorización especial de circulación
Cuando el vehículo deba circular amparado por una autorización especial expedida por el órgano competente en materia de tráfico.
Fecha de realización del transporte
La fecha correspondiente al transporte del envío.
Matrícula del vehículo
Debe indicarse la matrícula del vehículo utilizado.
Cuando se trate de un conjunto articulado, deben identificarse tanto:
la matrícula del vehículo tractor;
como la matrícula del remolque o semirremolque.
Si, una vez iniciado el transporte, se produce un cambio de vehículo, esta circunstancia debe hacerse constar en la documentación de control por la empresa transportista.
Además, el transportista responde de los datos adicionales que él mismo incorpore como observaciones, reservas u otras indicaciones.
Por tanto:
El transportista efectivo responde principalmente de los datos relativos a la realización material del transporte y al vehículo utilizado.
Responsabilidades del cargador y el transportista en el DeCA
La distribución puede entenderse de forma sencilla en la siguiente tabla:
| Dato del DeCA | Responsable |
|---|---|
| Datos del cargador contractual | Cargador contractual |
| Datos del transportista efectivo | Cargador contractual |
| Origen y destino | Cargador contractual |
| Naturaleza y peso de la mercancía | Cargador contractual |
| Autorización especial, cuando proceda | Transportista efectivo |
| Fecha del transporte | Transportista efectivo |
| Matrícula del vehículo | Transportista efectivo |
| Matrícula de remolque o semirremolque | Transportista efectivo |
| Observaciones incorporadas por cada parte | Quien las incorpore |
Esta distribución responde a los artículos 6 y 7 de la Orden FOM/2861/2012 en su redacción vigente.
¿Qué ocurre si no se formaliza el DeCA?
El artículo 7 establece que el cargador contractual y el transportista efectivo son responsables de no formalizar el correspondiente documento de control. Por tanto, la cuestión de quién debe emitir el DeCA está directamente relacionada con la responsabilidad de ambas partes de garantizar que el documento haya sido correctamente formalizado antes del inicio del transporte.
También atribuye responsabilidad a ambas figuras cuando el documento no se lleve a bordo del vehículo.
Existe, no obstante, una excepción para el cargador contractual: si puede probar que el documento fue emitido, queda eximido de responsabilidad por el hecho de que posteriormente no se lleve a bordo.
Esta diferencia es importante.
Imaginemos que el cargador contractual genera correctamente el DeCA y puede acreditar su emisión, pero el documento no llega a estar disponible a bordo del vehículo.
El artículo 7 prevé expresamente la posibilidad de que el cargador quede eximido si demuestra que el documento fue emitido.
Para profundizar en las consecuencias del incumplimiento, puede consultarse nuestro análisis sobre las sanciones del DeCA para el cargador contractual y el transportista efectivo.
¿Quién debe entregar el DeCA al conductor?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que, una vez generado el DeCA y siempre antes del inicio efectivo del servicio, debe entregarse una copia al conductor.
El conductor puede disponer del documento:
en formato electrónico, mostrándolo desde un dispositivo móvil;
mediante una copia impresa en papel;
o disponer del código QR como fichero independiente.
Tanto la copia electrónica como la impresa deben contener el código QR del DeCA. Durante una inspección, el conductor puede presentar el documento con su QR o mostrar únicamente el propio código QR.
La Resolución no atribuye en ese apartado la entrega exclusivamente al cargador o exclusivamente al transportista. Lo que exige es que el conductor reciba la copia antes del inicio efectivo del transporte.
Desde un punto de vista operativo, las empresas deberían definir claramente en su procedimiento interno quién genera el DeCA y cómo se garantiza su envío al conductor.
Ejemplo 1: el cargador genera el DeCA
En la práctica, la duda sobre quién debe emitir el DeCA puede resolverse de distintas formas operativas, siempre que el documento se formalice correctamente y cada sujeto cumpla las obligaciones que le corresponden.
Una empresa industrial contrata directamente a una empresa transportista.
INDUSTRIAS LEVANTE SL
Cargador contractual
↓
TRANSPORTES MEDITERRÁNEO SL
Transportista efectivoIndustrias Levante dispone de los datos del envío y utiliza una aplicación para generar el DeCA.
Introduce:
los datos de ambas empresas;
Barcelona como origen;
Valencia como destino;
componentes metálicos como naturaleza de la mercancía;
3.000 kg de peso.
La empresa transportista facilita los datos correspondientes al vehículo y a la fecha del transporte.
El DeCA se genera antes de iniciar el servicio y se pone a disposición del transportista y del conductor.
No sería necesario, en mi interpretación, que Transportes Mediterráneo generase un segundo DeCA idéntico, siempre que pueda acceder al fichero y cumplir sus obligaciones documentales y de conservación. La Resolución contempla expresamente que, cuando uno de los sujetos genera los ficheros, el otro pueda cumplir disponiendo de su descarga durante un año.
Ejemplo 2: el transportista genera el DeCA
Una agencia de transporte contrata a un transportista efectivo para realizar un envío.
AGENCIA LOGÍSTICA SL
Cargador contractual
↓
TRANSPORTES RÁPIDOS SL
Transportista efectivoLa agencia facilita:
sus datos;
los datos del transportista;
origen y destino;
naturaleza y peso de la mercancía.
Transportes Rápidos incorpora:
la fecha del transporte;
la matrícula del vehículo tractor;
la matrícula del semirremolque.
El transportista utiliza su aplicación para generar el Documento DeCA y permite a la agencia descargar y conservar el fichero.
Este sistema también encaja con el modelo de repositorios y conservación previsto por la Resolución.
La clave no es quién pulsa el botón «Emitir»
La pregunta sobre quién debe emitir el DeCA suele plantearse desde un punto de vista puramente operativo: qué empresa entra en el programa y pulsa el botón para crear el documento.
¿Quién entra en el programa y pulsa el botón para crear el DeCA?
Pero jurídicamente esa no es la pregunta principal.
La cuestión relevante es:
¿Se ha formalizado correctamente el documento y ha aportado cada parte los datos sobre los que tiene responsabilidad?
El cargador contractual y el transportista efectivo siguen siendo las dos figuras obligadas a documentar el envío. Que técnicamente el fichero electrónico sea generado desde el sistema de una de las empresas no elimina la distribución de responsabilidades establecida por los artículos 6 y 7 de la Orden FOM/2861/2012.
Precisamente por ello, un sistema de gestión del DeCA debe permitir identificar de forma diferenciada a ambas figuras y estructurar correctamente la información del envío y del transporte.
Genera y gestiona el DeCA desde una única plataforma
Plataforma DeCA permite identificar al cargador contractual y al transportista efectivo, incorporar los datos del envío y generar el Documento Electrónico de Control Administrativo en formato PDF digital con código QR.
Los datos habituales de empresas, vehículos, remolques y mercancías pueden guardarse para reutilizarlos en nuevos documentos y facilitar la preparación del DeCA antes del inicio del transporte.
Consulta nuestra guía específica sobre el DeCA para transporte de mercancías o empieza a preparar la documentación electrónica de tus transportes antes de su implantación obligatoria.
Acceso gratuito hasta el 2 de octubre de 2026.
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