La entrada en vigor del Documento Electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, supone un cambio importante para las empresas que intervienen en el transporte por carretera. A partir del 5 de octubre de 2026, los documentos de control administrativo deberán emitirse en formato electrónico cuando resulte exigible la documentación de control del transporte.

Esto plantea una duda habitual entre empresas de transporte, operadores logísticos y cargadores: ¿qué ocurre si no se emite el DeCA? ¿La responsabilidad es solo del transportista? ¿También puede ser sancionado el cargador contractual?

La respuesta es clara: en el transporte público de mercancías por carretera, la obligación no recae únicamente sobre quien realiza físicamente el transporte. La normativa atribuye responsabilidades tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, aunque cada uno responde por aspectos concretos del documento.

¿Qué es el DeCA?

El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión digital del documento de control que debe acompañar determinados servicios de transporte por carretera.

En el caso del transporte público de mercancías, el DeCA sustituye al documento de control en papel regulado por la Orden FOM/2861/2012. Su finalidad es documentar la operación de transporte, identificar a las partes intervinientes y permitir que la información pueda ser presentada durante un control de carretera.

El DeCA debe generarse en formato electrónico, normalmente PDF, a partir de datos estructurados introducidos en una aplicación informática. Además, debe incorporar una URL única y un código QR que permita acceder al documento durante el transporte.

¿Quién está obligado a formalizar el DeCA?

En transporte público de mercancías por carretera, están obligados a formalizar el documento de control:

• El transportista efectivo, es decir, la empresa o autónomo que realiza materialmente el transporte.
• El cargador contractual, es decir, la persona o empresa que contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.

Esto significa que el DeCA no es solo una obligación del conductor o de la empresa de transporte. El cargador contractual también tiene responsabilidad en la correcta formalización del documento.

¿Qué pasa si no se emite el DeCA?

No emitir el DeCA cuando resulta obligatorio puede considerarse una infracción en materia de documentación de control del transporte.

La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres considera infracción grave la carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control, estadística o contable cuya cumplimentación resulte obligatoria.

En la práctica, esto puede ocurrir en varios supuestos:

• No se ha emitido ningún documento DeCA.
• El conductor no dispone del DeCA durante el transporte.
• El DeCA no incluye datos esenciales.
• El documento no puede descargarse mediante la URL o el código QR.
• El documento no se conserva correctamente.
• El documento se ha emitido con datos incorrectos o incompletos.
• La empresa no puede ponerlo a disposición de la inspección cuando se le requiere.

Por tanto, no basta con generar cualquier PDF. El DeCA debe contener los datos obligatorios, estar disponible durante el servicio y poder consultarse correctamente en caso de inspección.

¿Qué sanción puede imponerse por no hacer el DeCA?

La falta de documentación de control o la falta de datos esenciales puede calificarse como infracción grave.

Para este tipo de infracción, la sanción prevista se sitúa, con carácter general, entre 401 y 600 euros.

Debe tenerse en cuenta que la cuantía concreta puede depender de la calificación del hecho, de las circunstancias del caso, de la reiteración, de la repercusión de la infracción y de los criterios de graduación aplicables.

Además, si existen varias operaciones de transporte sin documentar correctamente, podría haber más de un expediente sancionador.

Responsabilidad del cargador contractual

El cargador contractual responde de la correcta formalización del documento de control y, en particular, de determinados datos esenciales del DeCA.

Entre los datos respecto de los que el cargador contractual tiene especial responsabilidad se encuentran:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía transportada.

Por tanto, el cargador contractual puede verse afectado cuando:

• No se ha formalizado el DeCA.
• El documento no contiene los datos esenciales del cargador.
• No se identifica correctamente al transportista efectivo.
• El origen o destino del envío son incorrectos.
• La naturaleza o peso de la mercancía no se han indicado correctamente.
• El documento no se ha emitido y no puede acreditarse su existencia.

La normativa contempla una excepción relevante: si el documento no se lleva a bordo del vehículo, el cargador contractual puede quedar exento de responsabilidad si prueba que el documento fue emitido.

Por eso, desde el punto de vista preventivo, es recomendable que el cargador contractual conserve prueba de la emisión del DeCA y de su puesta a disposición del transportista efectivo.

Responsabilidad del transportista efectivo

El transportista efectivo también está obligado a formalizar el documento de control y debe asegurarse de que el conductor dispone del DeCA durante el transporte.

Además, responde especialmente por determinados datos operativos del transporte, como:

• La autorización especial de circulación, cuando sea necesaria.
• La fecha de realización del transporte.
• La matrícula del vehículo utilizado.
• La matrícula del remolque o semirremolque, cuando se trate de un conjunto articulado.
• El cambio de vehículo durante el transporte, si se produce.

El transportista efectivo puede ser sancionado cuando:

• No se ha emitido el DeCA.
• El conductor no dispone del DeCA durante el servicio.
• El documento no incluye la matrícula del vehículo.
• No se indica el remolque o semirremolque cuando procede.
• La fecha del transporte es incorrecta.
• No se actualiza el documento si cambia el vehículo durante el servicio.
• La URL o el QR no permiten acceder al PDF durante el control.

En la práctica, el transportista efectivo es quien asume un riesgo directo durante la inspección en carretera, porque el conductor debe poder presentar el documento o el código QR cuando sea requerido por los agentes.

¿Qué debe llevar el conductor durante el transporte?

Una vez generado el DeCA, el conductor debe disponer de una copia antes del inicio efectivo del servicio.

Esa copia puede llevarse:

• En formato electrónico, por ejemplo en un teléfono móvil o tablet.
• En papel, siempre que incluya el código QR.
• Como código QR independiente, si la plataforma permite entregarlo de esa forma.

Durante una inspección, el conductor debe poder presentar el DeCA con el código QR o, en su defecto, el propio código QR. El objetivo es que los agentes puedan acceder al PDF almacenado en el repositorio correspondiente.

Es importante recordar que, si el conductor lleva una copia impresa, las anotaciones manuscritas realizadas posteriormente no sirven para modificar válidamente el DeCA. Las modificaciones deben realizarse dentro del sistema electrónico, conforme al procedimiento previsto.

¿Qué ocurre si el DeCA tiene errores?

No todos los errores tienen el mismo alcance. Sin embargo, cuando el error afecta a datos esenciales, puede generar responsabilidad.

Ejemplos de errores relevantes:

• Falta el NIF del cargador contractual.
• Falta el NIF del transportista efectivo.
• No se identifica correctamente el origen o destino.
• No consta la naturaleza de la mercancía.
• No se indica el peso o magnitud equivalente.
• Falta la matrícula del vehículo.
• Se ha consignado una fecha de transporte incorrecta.
• El documento no permite su descarga mediante la URL.

Por ello, una plataforma DeCA debe incorporar validaciones automáticas antes de permitir la emisión definitiva del documento.

¿Puede modificarse un DeCA durante el servicio?

Sí, pero no de cualquier forma.

Si durante la realización del transporte es necesario modificar o actualizar datos del DeCA, existen dos alternativas:

1. Modificar el PDF existente, añadiendo los nuevos datos, conservando los datos anteriores e indicando claramente el motivo del cambio.
2. Generar un nuevo PDF, con nueva URL y nuevo código QR, conservando el documento anterior a efectos de trazabilidad.

En ambos casos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.

Esto es especialmente relevante si se produce un cambio de vehículo, una modificación del destino, una corrección de la mercancía o cualquier otro cambio que afecte a los datos esenciales del transporte.

¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?

Los sujetos obligados deben conservar el documento de control durante al menos un año, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre.

En el caso del DeCA, esto implica conservar el fichero electrónico generado y asegurarse de que puede localizarse y recuperarse cuando sea necesario.

Aunque el plazo mínimo legal sea de un año, muchas empresas optan por conservar los documentos durante más tiempo por motivos de trazabilidad, auditoría interna, reclamaciones comerciales o control documental.

Cómo evitar sanciones por falta de DeCA

Para reducir el riesgo sancionador, las empresas deberían implantar un procedimiento interno claro:

1. Generar el DeCA antes del inicio efectivo del servicio.
2. Verificar que contiene todos los datos obligatorios.
3. Confirmar que la URL y el código QR funcionan correctamente.
4. Enviar el DeCA al conductor antes de la salida.
5. Conservar el documento en un repositorio digital.
6. Registrar cualquier modificación con fecha, hora y motivo del cambio.
7. Mantener un histórico accesible para futuras inspecciones.

Una plataforma especializada puede facilitar este proceso, reduciendo errores y permitiendo que los documentos se generen de forma rápida y estructurada.

Conclusión

No emitir el DeCA cuando resulta obligatorio puede tener consecuencias sancionadoras tanto para el cargador contractual como para el transportista efectivo.

En transporte público de mercancías, ambos sujetos están obligados a formalizar el documento de control. El cargador contractual responde especialmente de los datos relativos a las partes, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía. El transportista efectivo responde especialmente de datos operativos como autorización especial, fecha de realización y matrícula del vehículo.

La falta del documento, su ausencia a bordo, la falta de datos esenciales o la imposibilidad de presentarlo durante una inspección pueden dar lugar a una infracción grave, con multas que pueden situarse entre 401 y 600 euros.

La mejor forma de evitar incidencias es implantar una herramienta que permita generar, conservar, modificar y enviar los DeCA de forma digital antes del inicio del servicio.